Wir haben diese Datenschutzerklärung (Fassung 29.08.2023) verfasst, um Ihnen gemäß der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 und anwendbaren nationalen Gesetzen zu erklären, welche personenbezogenen Daten (kurz Daten) wir als Verantwortliche – und die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter (z. B. Provider) – verarbeiten, zukünftig verarbeiten werden und welche rechtmäßigen Möglichkeiten Sie haben. Die verwendeten Begriffe sind geschlechtsneutral zu verstehen.
Kurz gesagt: Wir informieren Sie umfassend über Daten, die wir über Sie verarbeiten.
Datenschutzerklärungen klingen für gewöhnlich sehr technisch und verwenden juristische Fachbegriffe. Diese Datenschutzerklärung soll Ihnen hingegen die wichtigsten Dinge so einfach und transparent wie möglich beschreiben. Soweit es der Transparenz förderlich ist, werden technische Begriffe leserfreundlich erklärt, Links zu weiterführenden Informationen geboten und Grafiken zum Einsatz gebracht. Wir informieren damit in klarer und einfacher Sprache, dass wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeiten nur dann personenbezogene Daten verarbeiten, wenn eine entsprechende gesetzliche Grundlage gegeben ist.
Wenn trotzdem Fragen bleiben, möchten wir Sie bitten, sich an die unten bzw. im Impressum genannte verantwortliche Stelle zu wenden, den vorhandenen Links zu folgen und sich weitere Informationen auf Drittseiten anzusehen. Unsere Kontaktdaten finden Sie selbstverständlich auch im Impressum.
Diese Datenschutzerklärung gilt für alle von uns im Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten und für alle personenbezogenen Daten, die von uns beauftragte Firmen (Auftragsverarbeiter) verarbeiten. Mit personenbezogenen Daten meinen wir Informationen im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO wie zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse und postalische Anschrift einer Person. Die Verarbeitung personenbezogener Daten sorgt dafür, dass wir unsere Dienstleistungen und Produkte anbieten und abrechnen können, sei es online oder offline. Der Anwendungsbereich dieser Datenschutzerklärung umfasst:
Kurz gesagt: Die Datenschutzerklärung gilt für alle Bereiche, in denen personenbezogene Daten im Unternehmen über die genannten Kanäle strukturiert verarbeitet werden. Sollten wir außerhalb dieser Kanäle mit Ihnen in Rechtsbeziehungen eintreten, werden wir Sie gegebenenfalls gesondert informieren.
In der folgenden Datenschutzerklärung geben wir Ihnen transparente Informationen zu den rechtlichen Grundsätzen und Vorschriften, also den Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung, die uns ermöglichen, personenbezogene Daten zu verarbeiten.
Was das EU-Recht betrifft, beziehen wir uns auf die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016. Diese Datenschutz-Grundverordnung der EU können Sie online auf EUR-Lex nachlesen.
Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen zutrifft:
Weitere Bedingungen wie die Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse und Ausübung öffentlicher Gewalt sowie dem Schutz lebenswichtiger Interessen treten bei uns in der Regel nicht auf. Soweit eine solche Rechtsgrundlage doch einschlägig sein sollte, wird diese an der entsprechenden Stelle ausgewiesen.
Zusätzlich zur EU-Verordnung gelten auch noch nationale Gesetze: in Österreich das Datenschutzgesetz (DSG), in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Sofern weitere regionale oder nationale Gesetze zur Anwendung kommen, informieren wir Sie in den folgenden Abschnitten darüber.
Sollten Sie Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten haben, finden Sie nachfolgend die Kontaktdaten der verantwortlichen Person bzw. Stelle:
PITKASSEN Digitale Kassen- und Bezahlsysteme eGbR, Ludwigstraße 6, 97070 Würzburg. E-Mail: kontakt@pitkassen.com, Telefon: 0931 73040523.
Dass wir personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen und Produkte unbedingt notwendig ist, gilt als generelles Kriterium bei uns. Das bedeutet, dass wir personenbezogene Daten löschen, sobald der Grund für die Datenverarbeitung nicht mehr vorhanden ist. In einigen Fällen sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Daten auch nach Wegfall des ursprünglichen Zwecks zu speichern, zum Beispiel zu Zwecken der Buchführung.
Sollten Sie die Löschung Ihrer Daten wünschen oder die Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden die Daten so rasch wie möglich und soweit keine Pflicht zur Speicherung besteht, gelöscht.
Gemäß Artikel 13, 14 DSGVO informieren wir Sie über die folgenden Rechte, die Ihnen zustehen, damit es zu einer fairen und transparenten Verarbeitung von Daten kommt:
Kurz gesagt: Sie haben Rechte – zögern Sie nicht, die oben gelistete verantwortliche Stelle bei uns zu kontaktieren!
Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Für unser Unternehmen ist die folgende lokale Datenschutzbehörde zuständig:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht / Landesbeauftragter für den Datenschutz: Prof. Dr. Thomas Petri, Wagmüllerstr. 18, 80538 München, Tel. 089/21 26 72-0, E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de, www.datenschutz-bayern.de.
Wir übertragen oder verarbeiten Daten nur dann in Länder außerhalb der EU (Drittländer), wenn Sie dieser Verarbeitung zustimmen, dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder vertraglich notwendig ist und in jedem Fall nur soweit dies generell erlaubt ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern wie den USA, wo viele Softwarehersteller Dienstleistungen anbieten und ihre Serverstandorte haben, kann bedeuten, dass personenbezogene Daten auf unerwartete Weise verarbeitet und gespeichert werden.
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass nach Meinung des Europäischen Gerichtshofs derzeit kein angemessenes Schutzniveau für den Datentransfer in die USA besteht. Nach Möglichkeit versuchen wir, Serverstandorte innerhalb der EU zu nutzen, sofern das angeboten wird. Wir informieren Sie an den passenden Stellen dieser Datenschutzerklärung genauer über Datenübertragung in Drittländer, sofern diese zutrifft.
Um personenbezogene Daten zu schützen, haben wir sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen umgesetzt. Wo es uns möglich ist, verschlüsseln oder pseudonymisieren wir personenbezogene Daten.
Wir verwenden HTTPS, um Daten abhörsicher im Internet zu übertragen. Das bedeutet, dass die komplette Übertragung aller Daten von Ihrem Browser zu unserem Webserver abgesichert ist. Damit erfüllen wir den Datenschutz durch Technikgestaltung (Artikel 25 Absatz 1 DSGVO). Sie erkennen die Benutzung dieser Absicherung am kleinen Schlosssymbol links oben im Browser und der Verwendung des Schemas https (anstatt http).
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen und per Telefon, E-Mail oder Online-Formular kommunizieren, kann es zur Verarbeitung personenbezogener Daten kommen. Die Daten werden für die Abwicklung und Bearbeitung Ihrer Frage und des damit zusammenhängenden Geschäftsvorgangs verarbeitet und so lange gespeichert, wie es das Gesetz vorschreibt.
Wenn Sie uns anrufen, werden die Anrufdaten auf dem jeweiligen Endgerät und beim eingesetzten Telekommunikationsanbieter pseudonymisiert gespeichert. Die Daten werden gelöscht, sobald der Geschäftsfall beendet wurde und es gesetzliche Vorgaben erlauben.
Wenn Sie mit uns per E-Mail kommunizieren, werden Daten gegebenenfalls auf dem jeweiligen Endgerät gespeichert und es kommt zur Speicherung von Daten auf dem E-Mail-Server. Die Daten werden gelöscht, sobald der Geschäftsfall beendet wurde und es gesetzliche Vorgaben erlauben.
Wenn Sie mit uns mittels Online-Formular kommunizieren, werden Daten auf unserem Webserver gespeichert und gegebenenfalls an eine E-Mail-Adresse von uns weitergeleitet. Die Daten werden gelöscht, sobald der Geschäftsfall beendet wurde und es gesetzliche Vorgaben erlauben.
Wie die meisten Unternehmen arbeiten wir nicht alleine, sondern nehmen auch selbst Dienstleistungen anderer Unternehmen oder Einzelpersonen in Anspruch. Durch die Einbeziehung verschiedener Dienstleister kann es sein, dass wir personenbezogene Daten zur Verarbeitung weitergeben. Diese Partner fungieren dann als Auftragsverarbeiter, mit denen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Für Sie am wichtigsten zu wissen ist, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausschließlich nach unserer Weisung erfolgt und durch den AVV geregelt wird.
Jedes Unternehmen bzw. jede Person, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, gilt als Auftragsverarbeiter. Das können Dienstleister wie Hosting- oder Cloudanbieter, Bezahlungs- oder Newsletter-Anbieter oder große Unternehmen wie Google oder Microsoft sein.
Im Vertrag ist unter anderem festgehalten: Bindung an uns als Verantwortlichen, Pflichten und Rechte des Verantwortlichen, Kategorien betroffener Personen, Art der personenbezogenen Daten, Art und Zweck der Datenverarbeitung, Gegenstand und Dauer der Datenverarbeitung sowie Durchführungsort der Datenverarbeitung. Zu den wichtigsten Pflichten des Auftragsverarbeiters zählen:
Unsere Website verwendet HTTP-Cookies, um nutzerspezifische Daten zu speichern. Immer wenn Sie durch das Internet surfen, verwenden Sie einen Browser (z. B. Chrome, Safari, Firefox, Edge). Die meisten Websites speichern kleine Text-Dateien, sogenannte Cookies, in Ihrem Browser. Ein Cookie besteht aus einem Namen und einem Wert und speichert gewisse Nutzerdaten von Ihnen, wie beispielsweise Sprache oder persönliche Seiteneinstellungen. Wenn Sie unsere Seite wieder aufrufen, übermittelt Ihr Browser diese Informationen an unsere Seite zurück.
Es gibt sowohl Erstanbieter-Cookies (direkt von unserer Seite) als auch Drittanbieter-Cookies (z. B. von Google Analytics). Cookies sind keine Software-Programme und enthalten keine Viren, Trojaner oder andere „Schädlinge“ und können auch nicht auf Informationen Ihres PCs zugreifen.
Man kann 4 Arten von Cookies unterscheiden:
Sie können jederzeit selbst entscheiden, ob Sie Cookies verwenden wollen. Sie haben immer die Möglichkeit, Cookies zu löschen, zu deaktivieren oder nur teilweise zuzulassen – entweder über die Cookie-Einstellungen Ihres Browsers oder über ein Cookie-Consent-Tool auf der Website. Anleitungen finden Sie in den Hilfeseiten der gängigen Browser (Chrome, Safari, Firefox, Edge).
Seit 2009 gibt es die sogenannten „Cookie-Richtlinien“, wonach das Speichern von Cookies grundsätzlich eine Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) von Ihnen verlangt. In Deutschland erfolgte die Umsetzung weitgehend über § 25 TTDSG. Für unbedingt notwendige Cookies bestehen berechtigte Interessen (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit nicht unbedingt erforderliche Cookies zum Einsatz kommen, geschieht dies nur im Falle Ihrer Einwilligung.
Damit wir unser Service bzw. unsere vertraglichen Leistungen anbieten können, verarbeiten wir auch Daten unserer Kunden und Geschäftspartner. Unter Kundendaten versteht man alle Informationen, die auf Basis einer vertraglichen oder vorvertraglichen Zusammenarbeit verarbeitet werden, um die angebotenen Leistungen erbringen zu können.
Mögliche Daten, die wir von Ihnen erhalten und verarbeiten:
Sobald wir die Kundendaten zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten nicht mehr benötigen und die Daten auch nicht für mögliche Gewährleistungs- und Haftungspflichten nötig sind, löschen wir die entsprechenden Kundendaten. Die Verjährungsfrist beträgt danach in der Regel 3 Jahre, wobei längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten möglich sind. Ihre Kundendaten werden nicht an Dritte weitergegeben, wenn Sie dazu nicht explizit eine Einwilligung erteilt haben.
Wenn Sie heutzutage Websites besuchen, werden gewisse Informationen – auch personenbezogene Daten – automatisch erstellt und gespeichert, so auch auf dieser Website. Um eine Website anzuzeigen, muss sich Ihr Browser zu einem anderen Computer verbinden, wo der Code der Website gespeichert ist: dem Webserver. Der Betrieb eines Webservers wird in der Regel von professionellen Providern übernommen.
Auch während Sie unsere Website besuchen, speichert unser Webserver in der Regel automatisch Daten wie die komplette Internetadresse (URL) der aufgerufenen Webseite, Browser und Browserversion, das verwendete Betriebssystem, die Adresse der zuvor besuchten Seite (Referrer-URL), Hostname und IP-Adresse des zugreifenden Geräts sowie Datum und Uhrzeit, in sogenannten Webserver-Logfiles.
In der Regel werden die oben genannten Daten zwei Wochen gespeichert und danach automatisch gelöscht. Wir geben diese Daten nicht weiter, können jedoch nicht ausschließen, dass diese Daten beim Vorliegen von rechtswidrigem Verhalten von Behörden eingesehen werden.
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Webhosting ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung der berechtigten Interessen), da die Nutzung von professionellem Hosting notwendig ist, um das Unternehmen im Internet sicher und nutzerfreundlich präsentieren zu können. Zwischen uns und dem Hosting-Provider besteht in der Regel ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 f. DSGVO.
Wir verwenden für unsere Website ein Website-Baukastensystem. Damit können wir auch ohne Programmierkenntnisse eine übersichtliche und leicht zu wartende Website erstellen. Durch die Verwendung eines Baukastensystems können auch personenbezogene Daten von Ihnen erhoben, gespeichert und verarbeitet werden.
Wir nutzen für unsere Website das Content-Management-System WordPress.com. Dienstanbieter ist das amerikanische Unternehmen Automattic Inc., 60 29th Street #343, San Francisco, CA 94110, USA. Durch die Verwendung von WordPress können auch personenbezogene Daten von Ihnen erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, in der Regel technische Daten wie Betriebssystem, Browser oder Hostinganbieter, teils auch IP-Adresse, geografische Daten oder Kontaktdaten.
WordPress verarbeitet Daten von Ihnen u. a. auch in den USA. Als Grundlage der Datenverarbeitung bei Empfängern mit Sitz in Drittstaaten verwendet WordPress sogenannte Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 und 3 DSGVO), die sicherstellen sollen, dass Ihre Daten auch dann den europäischen Datenschutzstandards entsprechen. Mehr über die Datenverarbeitung erfahren Sie in der Datenschutzerklärung auf automattic.com/de/privacy.
Wir haben im Sinne des Artikels 28 DSGVO mit WordPress.com einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen, der die entsprechenden Datenverarbeitungsbedingungen regelt.
Wir verwenden auf unserer Website Software zur Auswertung des Verhaltens der Website-Besucher (Web Analytics). Mit Hilfe der Daten werden Analysen über das Nutzerverhalten erstellt und uns als Websitebetreiber zur Verfügung gestellt, damit wir unser Angebot besser an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Ihre IP-Adresse wird dabei in der Regel pseudonymisiert gespeichert.
Wir verwenden auf unserer Website das Analyse-Tool Google Analytics in der Version Google Analytics 4 (GA4) des Unternehmens Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google Analytics sammelt Daten über Ihre Handlungen auf unserer Website mithilfe von Cookies, Geräte-IDs und Anmeldeinformationen. Laut Google werden in GA4 keine vollständigen IP-Adressen gespeichert; sie werden für die Ableitung von Standortdaten genutzt und unmittelbar danach gelöscht.
Die Speicherdauer beträgt standardmäßig 14 Monate, ist aber individuell einstellbar (2, 14 oder 26 Monate). Sie können die Erfassung durch Google Analytics mit dem Browser-Add-on unter tools.google.com/dlpage/gaoptout verhindern.
Google verarbeitet Daten von Ihnen u. a. auch in den USA und verwendet dafür Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 und 3 DSGVO). Mehr Informationen finden Sie in der Google-Datenschutzerklärung unter policies.google.com/privacy. Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Wir bieten auf unserer Website verschiedene Möglichkeiten (Kontaktformular, E-Mail, Telefon sowie WhatsApp Business), um mit uns zu kommunizieren. Dabei werden auch Ihre Daten, soweit es für die Beantwortung Ihrer Anfrage nötig ist, verarbeitet und gespeichert.
Bitte beachten Sie, dass bei der Nutzung von WhatsApp auch Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden können, da der Anbieter ein amerikanisches Unternehmen ist. Wenn Sie eingewilligt haben, dass Daten von Ihnen durch eingebundene Messenger- & Kommunikationsfunktionen verarbeitet und gespeichert werden, gilt diese Einwilligung als Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Wir verwenden auf unserer Website verschiedene Tools, die unserem Webdesign dienen, also der visuellen, strukturellen und funktionalen Gestaltung unserer Website (z. B. Schriftarten oder Icon-Bibliotheken).
Auf unserer Website nutzen wir Google Fonts. Wir haben die Google-Schriftarten lokal, also auf unserem eigenen Webserver und nicht auf den Servern von Google, eingebunden. Dadurch gibt es keine Verbindung zu Google-Servern und somit auch keine Datenübertragung oder Speicherung Ihrer Daten durch diesen Dienst.
Wir verwenden auf unserer Website Icon-Schriftarten, die über ein Content Delivery Network (CDN) geladen werden, damit Icons auf jedem Endgerät passend angezeigt werden. Dabei wird eine Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters hergestellt und dabei Ihre IP-Adresse sowie technische Daten wie Browserversion oder Bildschirmauflösung übertragen. Falls Ihr Browser Web-Schriftarten nicht zulässt, wird automatisch eine Standardschrift Ihres Geräts verwendet.
Unter die Kategorie „Sonstiges“ fallen jene Dienste, die nicht eindeutig in eine der oben genannten Kategorien passen, etwa das Einbetten unseres Online-Kontaktformulars über den Anbieter Fillout.
Wir nutzen für unser Kontaktformular den Dienst Fillout. Wenn Sie das Formular ausfüllen und absenden, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Ihre Angaben zu Ihrem Betrieb) an die Server des Anbieters übermittelt, dort gespeichert und uns zur Bearbeitung Ihrer Anfrage per E-Mail zur Verfügung gestellt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung durch das Absenden des Formulars (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Wir sind stets bemüht, unsere Datenschutzerklärung so klar und verständlich wie möglich zu verfassen. Nachfolgend finden Sie eine Liste wichtiger Begriffe, auf die wir im bisherigen Text vielleicht noch nicht ausreichend eingegangen sind.
„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie zum Beispiel Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum oder IP-Adresse. Es gibt auch sogenannte „besondere Kategorien“ personenbezogener Daten, die besonders schützenswert sind, etwa Gesundheitsdaten oder Daten zur religiösen Überzeugung.
Der „Verantwortliche“ ist die Person oder Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. In unserem Fall sind wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.
Der „Auftragsverarbeiter“ ist eine Person oder Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, zum Beispiel ein Hosting- oder Cloudanbieter.
„Verarbeitung“ bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, Erfassen, Speichern, Verändern, Auslesen, Verwenden, Offenlegen, Einschränken oder Löschen.
Uns ist es wichtig, Sie nach bestem Wissen und Gewissen über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu informieren – nicht nur darüber, welche Daten verarbeitet werden, sondern auch, warum. Bei Fragen zum Thema Datenschutz auf unserer Website zögern Sie bitte nicht, uns über die im Impressum genannten Kontaktdaten zu kontaktieren.